maanantai 31. lokakuuta 2016

Sähköinen ilmoitustaulu – koulun sivusto sisäisessä tiedottamisessa 0ffice365:ssa

Kerta se on ensimmäinenkin eli Mikko Saaren pyynnöstä kirjoitan tämän vierailevan blogikirjoituksen Mikon ansiokkaaseen blogiin. Musiikkimaailman termein tämä kirjoitus on siis Mikko Saaren blogi featuring Marko Kuvaja. Olen Kajaanin lyseon rehtori ja kerron tässä blogissa, mitä Kajaanin lyseolla on tehty TVT-käytön kehittämisessä koulun sisäisen toiminnan ja tiedottamisen näkökulmasta.

Kajaanin lyseossa on 587 oppilasta, 50 opettajaa ja 10 muuta henkilökunnan jäsentä työskentelemässä perinteikkäässä peruskorjausta odottavassa 1925 valmistuneessa koulurakennuksessa. Olen toiminut lyseon rehtorina vuodesta 2009 alkaen. Kajaanin lyseo on koulu, jonka tunnistaa kouluksi ja erityisesti lyseoksi jo kaukaa. Vastaavilla piirustuksilla tehtyjä kouluja löytyy Suomesta useampiakin.


Lyseon yläkoulu, kuva Marko Kuvaja
Päärakennuksen korkeiden ja tilavien luokkien perusvarustuksena on ollut vuodesta 2011 lähtien tykki ja dokumenttikamera. Älytauluja on kahdeksassa luokassa. Opetukseen käytettävissä on kaksi tietokoneluokkaa, kannettavia tietokoneita 44 kpl ja 16 Ipadia. Laitemäärä on ehdottomasti vielä liian pieni oppilasmäärän nähden, mutta mielestäni TVT-opetus käytettävine laitteineen ja ohjelmineen ei ole vielä tasolla, jolla suuresta laitemäärän lisäyksestä hyödyttäisiin maksimaalisella tavalla. 


Tekniikasta tehoja ison organisaation viestinnän sujuvoittamiseen

Kajaanin lyseon toiminta perustuu yhteistoiminnalliseen johtamiseen ja yhteistoiminnallisen johtamisen menetelmillä 2011 alkaen perustettuihin kehittämistiimien ja työryhmien toimintaan. Kajaanin kaupungin järjestämä esimieskoulutus ja Asko Leppilammen vetämä yhteistoiminnallisen johtamisen osio johti minut rehtorina ja lyseon organisaationa nykyiseen toimintamalliin. Lyseon organisaatiorakenne on siis useiden vuosien pitkän ja suunnitelmallisen kehitystyön tulos. Rehtorina huomasin, että ison yläkoulun toimintaan ja tehdyn toiminnan dokumentointiin ja tallentamiseen pitäisi saada paremmin apua tietotekniikasta. Lyseolla käytettiin aktiivisesti Wilmaa ja Wilman pikaviestejä tiedottamiseen sekä koulun sisällä että yhteydessä huoltajiin. Tämä tapahtui osin myös käytännön pakosta, koska muuta käyttökelpoista väylää ei ollut huonon sähköpostijärjestelmän vuoksi. Perinteikkäässä koulussa myös viestintä oli hyvin perinteikkäässä muodossa. Talon sisäinen viestintä toteutui siis Wilman pikaviestien, opettajainhuoneen ilmoitustaulun ja suullisen viestinnän keinoilla. Tietojen tallentamiseen käytettiin yhteistä koulun verkkokansiota.

Mahdollisuus muutoksen tarjoutui kaupungin tietohallinnon uudelleen organisoitumisessa 2014-2015 silloisen tietohallintopäällikkö Kari Hyvösen johdolla. Kaupungin tietohallinto yhdistyi Kajaanin ammattikorkeakoulun ja Kainuun ammattiopiston kanssa KamIT-tietohallinnoksi. Muutos mahdollisti toiminnan kehittämisen myös perusopetuksessa. Office365 otettiin käyttöön perusopetuksessa ja ilmoittauduin vapaaehtoiseksi pilotoimaan Office365:ssa käytettävissä olevia sharepoint-sivuja, koska näin niissä mahdollisuuden uuteen toimintatapaan. Koulun sivuston rakenne oli osittain jo hahmottuneena mielessäni käytännön tarpeista johtuen. En halunnut koululle intrasivuja vaan koulun oman sivuston, joka toimii koulun käytännön tarpeista lähtien. Ajatuksenani oli hyödyntää 0ffice365-sivustoissa olevia toimintoja koulua hyödyttävillä tavoilla. Lyseon sivuston tekemisen mahdollisesti KamIT:n tarjoama suunnittelijaresurssi. KamIT:n Jarno Karjalainen ja Miika Lippojoki tulivat koululle ja pidimme useamman palaverin, jossa ensin esiteltiin ammattilaisten toimesta sivustojen käyttö ja mahdollisuudet ja tämän jälkeen esitin koulun sivustolle miettimääni rakennetta ja toimintoja. Keskeistä ja poikkeuksellista tekemiselle oli suunnittelijoiden kuunteleva ote. Kertakaan suunnitteluvaiheessa ei tullut tilannetta, jossa toiveet olisi torpattu vedoten erilaisiin teknisiin perusteluihin vaan toiveitani kuunneltiin ja suunnittelijat miettivät, miten toive saadaan toteutettua sivustolla.


Sähköinen ilmoitustaulu lisää joustavuutta

Halusin koululle työvälineen yhteistoiminnalliseen johtamiseen, ison yläkoulun arjen hallintaan ja tiimityöskentelyyn. Koulun sivuston toimiminen sähköisenä ilmoitustauluna oli yksi sivuston tavoitteista.

Klikkaa kuvaa suuremmaksi

Yksi suurimmista kustomoinneista 365-sivustoon oli pyytämäni sijaisuuksien hallintaosio. Isossa yläkoulussa poissaolot ja niiden järjestely ovat päivittäistä toimintaa ja niiden toteuttamiseen menee paljon sekä hallinnon että poissaolevan opettajan ja paikalla olevien opettajien työaikaa. Poissaolevan opettajan ohjeita etsittiin Wilmasta, opettajan paikalta opettajainhuoneesta ja luokasta. Tehdyistä järjestelyistä tiedottamiseen kului paljon aikaa ja energiaa. KamIt kustomoi sivuston ratkaisun yhdessä tekemämme tarveselvityksen ja käytännön esittelyn jälkeen kevään 2015 aikana. Aloitimme syyskuussa 2015 sivuston käyttämisen poissaolojen ilmoittamisella sivustolle. Opettajia ohjeistettiin, että mikäli he ovat riittävissä sielun ja ruumiin voimissa poissaolopäivänään, he laittavat poissaolon ja sijaisohjeen vain koulun sivustolle. Opettajat ovat tunnollisia työtekijöitä ja ohjeet sijaisille on enemmän sääntö kuin poikkeus työnteossa. Vaadimme apulaisrehtori Salli Karjalaisen kanssa ohjeiden kirjoittamista sivustolle, mutta lupasimme myös auttaa asiassa ja perinteinen puhelinohjeistus oli edelleen myös käytettävissä. Poissaolojen ilmoittaminen koulun sivustolle osoittautui toimivaksi ja käteväksi ratkaisuksi. Se on ollut käytössä lyseolla koko ajan ja saanut myös opettajilta positiivista palautetta. Tuntien järjestelyä ja sijaisten ohjeiden saamista järjestely on auttanut merkittävästi kaikkien aikaa ja energiaa säästäen. Poissaolo-osioon kuuluu myös sijaisuuksista tiedottaminen. Tiedottaminen hoituu siten, että suunnittelun lähtökohtana otettiin SSO-periaatteen käyttö koulussa eli koneelle kirjauduttaessa koulun sivusto avautuu opettajalle ja henkilökunnalle suoraan näytölle. Opettajan sivustonäkymässä yläreunassa on kohta omat sijaisuudet, josta voi nähdä omat sijaistunnit. Poissaolot osiosta voi nähdä koulun poissaolijat ja heidän tuntiensa pitäjät. Poissaolojärjestelmän käytön aloitettua saimme lisättyä KamIT:n kanssa osioon myös sähköpostiherätteen poissaolotunnista. Näin opettajien ei tarvinnut käydä välttämättä katsomassa opettajainhuoneen ilmoitustaulua ollenkaan päivän aikana. Koulun sivuston käyttöönoton myötä karsimme opettajainhuoneesta puolet ilmoitustauluista pois ja lisäsimme tilalle kaupungin taidemuseolta yhteistyössä saatua taidetta virkistämään opettajien työpäivää vanhentuneiden lappujen sijasta. 

Poissaolojen ja sijaisjärjestelyjen lisäksi toinen keskeinen osa-alue sivuston käytössä oli tiimien ja työryhmien töiden dokumentointi ja tallennus. Koululla oli aiemmin käytössä tiimikansiot, jonne kokousmuistiot ja materiaalit laitettiin toisten tiimien mahdollista tarkastelua varten. Syys- ja kevätlukukauden päättäjäistiedostot ja arviointikokousten pöytäkirjat olivat sekä muistitikuilla että koulun tietokoneiden yhteisessä Y-kansiossa. Viimeisintä tiedostoa jouduttiin aina etsimään kaikista näistä vaihtoehdoista kirjauksen tehnyttä opettajaa vielä apuna käyttäen. Tähän piti saada selkeä muutos. Lyseon tiimien ja työryhmien toiminnassa kaikki yhteiset tiedostot tehtiin suoraan sivustolle lokakuusta 2015 alkaen. Tallentamista varten määrittelin suunnittelun alkuvaiheessa koulun sivustolle tulevat metatiedot ja KamIT hoiti toteutuksen sivustolle.


Lopuksi - yhteinen työ näkyväksi ajasta ja paikasta riippumatta

Sivuston käyttöönotto vaati hyvää yhteistyötä KamIT:n kanssa, mutta ennen kaikkea hyvää yhteistyötä ja positiivista asennetta uudenlaiseen tekemiseen lyseon opettajien osalta. Onnekseni apulaisrehtori Salli Karjalainen oli uuden toimintakulttuurin opettelusta vähintään yhtä innostunut kanssani ja veimme uudistusta yhdessä eteenpäin. Uudet toimintatavat ja samaan aikaan toteutettu digiloikkaus kaupungin ICT-projektin kanssa yhdessä vanhassa rakennuksessa oikkuilevan tekniikan kanssa koettelivat kaikkien hermoja ja kestävyyttä. Sivuston ja ICT-projektin pilotointivuosi 2015-2016 oli erittäin raskas koko henkilöstölle, mutta siitäkin selvittiin. Sivusto toimi vakaasti koko lukuvuoden ajan ja vakiinnutti paikkansa lyseon arjessa. Sivuston käyttöönotto on vaatinut opettajilta venymistä ja uuden opettelua, mutta se vaati myös minulta jatkuvaa käytön suunnittelua, muokkausta ja uuden opettelua. Aktiivisena sivuston suunnittelijana koulutin ja opastin opettajia sivuston käyttöön sekä opettajainkokouksissa että suoraan luokassa opettajan omalla koneella. Johtajana näytin omalla esimerkilläni, että virheitä sattuu, kaikki ei ole kerralla valmista ja opettelemme yhdessä sivuston käyttöä. Tiedottamiseen liittyen uudet toimintatavat sivuston kokousmuistioiden, viikkotiedotteen ja sähköpostin välillä piti kokeilla käytännössä. Käytännön kokeiluja edelsi työhuoneessa tapahtunut pitkä suunnittelu ja miettiminen, kuinka sivustoa käytetään ja miten yhteisiä toimintatapoja muokataan. Valmiita ohjeita ja malleja ei ollut käytettävissä. Tällä hetkellä kirjoitan viikoittaisen YS-kokouksen muistion valmiiksi sivustolle ennen kokousta. Näin opettajilla on mahdollisuus halutessaan ja ehtiessään vilkaista, mitä kokouksessa käsitellään. Kokousmuistio sisältää aiempaa vähemmän yksityiskohtaista tietoa erilaisista tapahtumista, koska nyt voin laittaa suoran linkin esim. tapahtumaa tehneen työryhmän tai tiimin muistioon. Sama linkki löytyy myös sivustolla olevasta tapahtumakalenterimerkinnästä tapahtumapäivänä. Yhteinen tekeminen on nyt helpommin nähtävissä kaikille ajasta ja paikasta riippumatta.

 Kajaanin lyseon sivusto ja yhteistoiminta tiivistettynä, klikkaa kuvaa suuremmaksi
Koulun sivustolla toteutettiin Kajaanin lyseolla mittava sekä sisäisen viestinnän että organisaation toimintakulttuurin muutos. Kehitystyö jatkuu edelleen, mutta lukuvuonna 2016-2017 pääsemme jo nauttimaan tehdyn työn tuloksista. Suosittelen kaikille 0ffice365:sta käyttäville kouluille koulun sivuston käyttöönottoa. Vakionahan sharepoint-sivustolla on Ajankohtaista-osio ja Toimintakalenteri, joiden käytöllä pelkästäänkin pääsee tiedottamisessa perinteistä ilmoitustaulua, sähköpostia tai Wilmaa pidemmälle. 


1 kommentti:

  1. Tärkeä näkökulma Markolla: Rehtori näyttää omalla esimerkillään; tunnustaa, että virheitä sattuu eikä kaikki ole kerralla valmista mutta yhdessä opettelemalla mennään eteenpäin.

    VastaaPoista